Microsoft MyAnalytics


Nota: Todos las entradas del blog que escribo me han llevado un tiempo elaborarlas. Por lo que te pido que si te parece interesante el contenido o te ayuda a resolver tú problema, me invites a una cerveza haciendo clic aquí

En este post os voy a hablar de como Microsoft MyAnalytics, una herramienta incluida en el paquete de Microsoft Office 365 te ayudará a mejor la productividad y el bienestar con conclusiones y recomendaciones controladas por datos y con protección de la privacidad. Esto es lo que se llama una plataforma de experiencia del empleado/a. También te contaré como crearte tu PLAN DE CONCENTRACIÓN para que puedas realizar un trabajo individual sin interrupciones.

Experiencia del empleado/a

Las plataformas de experiencia del empleado/a (EXP) son una nueva clase de soluciones tecnológicas que te brindan los recursos y el apoyo que necesitas para tener éxito y prosperar, y así permitir desempeñarse mejor en tu nuevo entorno de trabajo. Según Microsoft estos son algunos de los beneficios:

  • Capacita a los equipos y a las personas mediante la creación de una nueva clase de área de trabajo centrada en las experiencias de los empleados/as.
  • Determina la fuerza de las prácticas de EX de tu organización y cómo mejorarlas.

Microsoft Viva Insights

Aunque en el panel de las APPs de Microsoft Office 365 aparece como Idea Viva, la aplicación se llama Microsoft Viva Insights y está muy unida a la configuración de Microsoft MyAnalytics.

Microsoft Viva te ofrece recomendaciones personalizadas para ayudarte a realizar mejor tu trabajo. Con esta herramienta obtendrás información para crear mejores hábitos de trabajo, como seguir los compromisos adquiridos con los colaboradores/as y proteger el tiempo de enfoque en tu día para el trabajo individual e ininterrumpido.

Si no la encuentras en tus aplicaciones de Office365, puedes acceder a través de este enlace https://insights.viva.office.com/ .Este seria el aspecto de la página principal de Microsoft Viva Insights:

Página principal Microsoft Viva Insights

Todas estas conclusiones que muestra son el resumen de los datos de Microsoft 365, a los que la aplicación ya tiene acceso, como son tus correos electrónicos, reuniones, llamadas y chats.

Por tanto, con Microsoft Viva Insights, puedes:

  • Planear y revisar tu tiempo de enfoque de esta semana o inscribirte en un plan de enfoque estructurado. Por si no lo sabes, el tiempo de enfoque es aquel que necesitas en tu día para el trabajo individual e ininterrumpido.
  • Administrar la red y mostrarte todas las personas internas y externas con las que has colaborado recientemente a través de reuniones, correos electrónicos, chats o llamadas.
  • Te mostrará sugerencias e ideas de productividad y bienestar, que provienen de diferentes recursos, como la investigación académica y de la industria. Esta sección se actualizará periódicamente para reflejar tus patrones de trabajo más recientes.
  • Establecer el horario laboral para que Microsoft Viva Insights derive conocimientos personalizados.
  • Habilitar la entrega retrasada de tus correos electrónicos a los destinatarios alineada con su horario laboral.

Privacidad Microsoft Viva Insights

Solo tú puedes ver tus datos. Las mismas protecciones de privacidad usadas para tus conocimientos personales en Microsoft Viva Insights en Microsoft Teams se aplican a esta página principal. Puedes consultar la Guía de privacidad de la página de Microsoft para estar más tranquilo/a.

Opciones de configuración

El conocimiento de Microsoft Viva Insights se basa en los días laborables, tu horario laboral (en esta entrada puedes ver como configurar tu horario laboral) y la zona horario que tengas establecida. Cualquier cambio en tu horario laboral o zona horaria se reflejan en los datos de la semana siguiente.

Microsoft MyAnalytics

Con Microsoft MyAnalytics (https://myanalytics.microsoft.com/) encontrarás información sobre cómo mejorar tu concentración, lograr el equilibrio entre trabajo y vida, y mejorar tus relaciones laborales y la colaboración en equipo.

Cuando accedes a Microsoft MyAnalytics, el panel principal muestra las estadísticas de tus patrones de trabajo de tu último mes, incluido el enfoque (Concentración) y tu tiempo de colaboración. Igualmente, te mostrará cuantos días pudiste desconectar del trabajo y la eficacia con la que te relacionas con tus compañeros/as.

Sus patrones de trabajo

En la parte de la izquierda, podrás ver los distintos apartados que te informará Microsoft MyAnalytics.

  • Productividad: Estas secciones te ayudarán a comprender si tienes tiempo para tu trabajo individual sin interrupciones y sugerencias de cómo proteger el calendario y manejar tus distracciones. En mí caso, Microsoft MyAnalytics me indica que leo más de la mitad de los correos electrónicos en unos 30 minutos tras recibirlos. También me sugiere como mejorar mi lectura de los correos electrónicos, para que como te he dicho antes, no vuelva a tardar 20 minutos en volver a concentrarme.
  • Bienestar: Esta sección te muestra tu desconexión del trabajo durante tu tiempo libre y te sugerirá formas de reducir tu estrés y agotamiento. Si lees el correo fuera el horario labora, te lo indicará como a mí:
  • Red y colaboración: Mediante la sección red, Microsoft MyAnalytics te mostrará información acerca de tus relaciones con los usuarios de la red. Con la sección colaboración te mostrará las personas con las que colaboras activamente en función de tus actividades laborales, como correo electrónico, chats, llamadas y reuniones.

Plan de concentración (FOCUS)

Quiero centrarme en este apartado en concreto que se encuentra en la sección de Productividad, ya que las demás secciones muestran información de colaboración y consejos para mejorar tu productividad.

Sé que los correos electrónicos, las reuniones y los chats son necesarios para cumplir con tu trabajo, pero ¿y el tiempo para nuestro trabajo sin interrupciones? Según Microsoft, «algunas personas informan que pasan más del 80% de su día colaborando con compañeros/as de trabajo». Además, añade que dejar de realizar una tarea para revisar un único correo electrónico nos puede llevar más de 20 minutos volver a concentrarnos.

MyAnaltytics cuenta con un plan de concentración que consiste en ayudarte a bloquear un tiempo regular para tu trabajo individual sin interrupciones. Esta funcionalidad lo que hace es bloquearte hasta un máximo de cuatro horas en tu calendario todos los días para que puedas concentrarte. Además, durante estos tiempos que bloquean, puedes configurar:

  • Silenciar Chats de Teams.
  • Silenciar notificaciones del equipo.

Crear un plan de concentración en el panel de MyAnalytics

Cuando te inscribes en el Plan de Concentración, se configurará cómo te programará MyAnalytics tu tiempo de concentración en tu calendario basándose en las preferencias que establezcas:

  • El número de horas de concentración por día — una, dos o cuatro horas.
  • Tu hora preferida del día — mañana o por la tarde.
  • Si quieres silenciar o permitir notificaciones en el chat en Teams. Si seleccionas silenciar las notificaciones del Chat, tu estado en Microsoft Teams se cambiará a «Concentrado».

Para empezar con la creación del Plan, sigue estos pasos:

  • En el encabezado de la página de Concentración del panel personal, selecciona Introducción.
Plan de enfoque: introducción.
  • Escoge el número de horas de tiempo de Concentración que quiere que MyAnalytics te reserve todos los días y, a continuación, selecciona Siguiente.
Plan de foco: elegir horas.
  • Selecciona la hora del día para el tiempo de Concentración y, después, Siguiente.
Plan de foco: elija AM o PM.
  • Selecciona si quieres que Microsoft Teams silencie las notificaciones de Chat durante el tiempo de Concentración y selecciona Se ve bien.
Plan de foco: elige silenciar las notificaciones de chat.
  • A continuación, MyAnalytics busca tiempo en tu calendario de Microsoft Outlook para reservar en función de tus preferencias. La cantidad y ubicación del tiempo de Concentración depende de la hora en que se abra el calendario.

Comprobar el progreso del plan de concentración

Una vez que inicias tu plan, puedes comprobar tu progreso y asegurarte que tiene el tiempo de concentración reservado para cada día durante las próximas dos semanas.

En el panel de MyAnalytics, selecciona Foco a la izquierda para ver estadísticas sobre el tiempo de concentración:

Informe de panel.

Una métrica importante muestra en Last week acerca de cuántos días de la semana pasada tuviste tiempo para centrarse.

El área Planear con antelación te ayuda a planear el tiempo de enfoque para los próximos días con las secciones siguientes.

Tiempo de concentración reservado

Para la semana actual y la semana siguiente, esta área muestra cuántos y cuáles días tienes reservado tiempo de concentración. En la captura de pantalla de ejemplo anterior, los tres días con tiempo de concentración reservado se muestran en verde.

Necesita tiempo de concentración

En esta sección te muestra los próximos días que no tienen tiempo de concentración reservado, pero aún tienen tiempo abierto disponible. Selecciona Reservar ahora para que MyAnalytics seleccione y reserve esta vez.

Falta por revisar

Durante el número de días que se muestra (en la captura de pantalla, tres días) MyAnalytics no ha encontrado tiempo para reservar o ha encontrado un tiempo de concentración reservado que tiene un conflicto de reunión. Selecciona Revisar para abrir el calendario en Outlook en la Web y resolver el problema.

Espero que este post te haya resultado útil y poder mejorar tu productividad. Si te ha resultado útil, por favor, compártelo o coméntame que te ha parecido.

Fuentes

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