Javier Ripoll
Ingeniero Informático

Trucos Microsoft Office 365 (OneDrive, Teams, Outlook…)


Hacía tiempo que quería escribir un post con algunos Trucos de Microsoft Office 365 que voy aprendiendo en mi día a día. La gente piensa que Microsoft Office 365 continúa siendo Word y Excel, pero en realidad va mucho más allá: Microsoft Office 365 viene a traernos el trabajo colaborativo. Entre las herramientas que más utilizo son: Outlook, OneDrive y Teams. Y aprovechando que estoy confinado, te voy a contar algunos trucos que pueden ayudarte a realizar menos clics en tú día a día.

Microsoft Delve

Configura tu perfil Microsoft Office 365

Como sabrás, para acceder al Portal de Microsoft Office 365 es a través de la URL https://office.com . Una vez autenticado (en mi caso con 2AF por supuesto), accederás a la pantalla principal donde veremos el resumen de nuestra actividad: Nuestros últimos documentos abiertos en el Universo de Office 365 (Sharepoint, OneDrive, Teams, Outlook…)

Ahora te explicaré como ponerte una foto, información de contacto, información personal, proyectos… Para eso, haz clic sobre el icono redondo donde está nuestra foto (o nuestras iniciales en caso de no tener foto) y a continuación haz clic en el enlace «Mi perfil de Office».

Pantalla Inicio Portal Office 365

Una vez hagas clic en «Mi perfil de Office», te llevará a la aplicación de Microsoft Office 365 Delve, donde podrás administrar tu perfil de Microsoft 365. Asimismo, Delve te servirá para descubrir y organizar la información que probablemente más te interese en el momento.

Con el botón de «Actualizar perfil», podrás configurar algunos campos de tu información de contacto, información personal, proyectos, aptitudes y experiencia, Centros educativos y educación e Intereses y aficiones. Además, dispondrás de la posibilidad de cambiarte tu imagen de perfil, así como la foto de portada.

Microsoft Delve, sirve para mucho más. Te voy a poner un pequeño esquema de la página principal de Microsoft Delve que puedes ver en la siguiente imagen sacada de Microsoft. Y si te interesa más cosas de Delve, puedes ver esta página oficial.

Esquema página principal Microsoft Delve

Microsoft Outlook

Configurar horario de trabajo

Cuando tus compañeros/as van a citarte para una reunión de Outlook o Teams, les aparece tu disponibilidad en función de las citas que tengas en tu calendario. Por eso, es muy importante tener las citas actualizadas en el calendario, así como tu disponibilidad para luego no ir a tus compañeros/as con la típica frase: Es que ese día no puedo porque no me anoté que tenía otra reunión. Pero ¿Cómo acotar tu horario laboral para que fuera de él no te pongan ninguna reunión? Con Outlook, es posible definir tu horario semanal.

Haz clic en el icono de las opciones (engranaje) y a continuación en «Mostrar toda la configuración de Outlook».

Una vez has hecho clic en «Mostrar toda la configuración de Outlook», aparecerá una nueva ventana con varias opciones. En las opciones de la izquierda, selecciona «Calendario» y a continuación «Visualización». Ahí te aparecerá para poder configurar tu horario laboral para las reuniones.

*Una cosa que echo de menos en esta configuración es poner el horario de la comida, o en mí caso, poner que trabajo una tarde. Para bloquear la comida puedes crear una cita en el calendario de forma repetitiva y seleccionar «No disponible». Para la excepción de la tarde, no he encontrado aún solución.

En el menú anterior de configuración, te aconsejo que cotillees la multitud de opciones de las que dispones, como por ejemplo poner por defecto en todas las citas un enlace para reunión online.

Modo «No molestar» Outlook APP

Yo llevo configurado el correo del trabajo en el móvil con la aplicación de Microsoft Outlook para Android. El problema es cuando llega el fin de semana o al finalizar la jornada laboral que las notificaciones se mezclan con las de Instagram, Facebook y WhatsApp personal y no puedo evitar leer el correo del trabajo. De casualidad he visto que existe una opción para Microsoft Outlook para Android y he indagado un poco sobre ello. Te muestro con unas capturas de pantalla de mí móvil como activarlo:

En la siguiente página de Microsoft, tienes también un vídeo muy corto de 25 segundos que te explica como activarlo.

Elementos rápidos

Piensa en todos aquellos correos electrónicos que escribes de este tipo: «Buenos días soy fulanito de tal el que hace esto y lo otro». ¿Cuántas veces habrás escrito el mismo texto? Como con el Wipp Automáticas que decía «El frotar se va a acabar», con Elementos Rápidos «El teclear se va a acabar». Con los Elementos Rápidos puedes crearte textos que siempre utilices como puedes ver en el siguiente vídeo que os he grabado. Simplemente tienes que recordar el nombre que le has puesto. En el ejemplo del vídeo le he llamado al elemento rápido «presentación», y escribiendo ese texto y apretando F3 se cambia por todo el texto almacenado como Elemento Rápido.

*Solo está disponible para Microsoft Outlook y Microsoft Word.

Carpeta para búsquedas recurrentes

Siguiendo en la línea del truco anterior, ¿Cuántas veces haces siempre la misma búsqueda en tu correo con Microsoft Outlook? Pues para ello, Microsoft ha creado la «Carpeta de búsquedas recurrentes». Según dice Microsoft: Una carpeta de búsqueda es una carpeta virtual que proporciona una vista de todos los elementos de correo electrónico que coinciden con criterios de búsqueda específicos. Por ejemplo, la carpeta de búsqueda Correo sin leer permite ver todos los mensajes no leídos en la misma carpeta aunque los mensajes estén guardados en varias ubicaciones del buzón.

Como con las reglas, puedes crear Búsquedas predefinidas o crear una búsqueda personalizada. Voy a indicar los pasos para crear una búsqueda predefinida y ya te dejo indagar con las opciones de una configuración personalizada.

Lo primero que hay que buscar es una carpeta que pone «Carpetas de búsqueda» y hacer clic con el botón derecho -> «Nueva carpeta de búsqueda». También puedes utilizar el método abreviado Ctrl+Mayús+P.

A continuación se abrirá una nueva ventana con un listado de opciones predefinidas como la siguiente imagen:

Opciones Nueva carpeta de búsqueda

Si la carpeta de búsqueda predefinida que has seleccionado tiene opciones de personalización, podrás ver estas opciones en el apartado de Personalizar carpeta de búsqueda. Por ejemplo, si has seleccionado Correo de personas determinadas, en Personalizar carpeta de búsqueda, tendrás que especificar que personas determinadas quieres esa carpeta de búsqueda.

Pie de firma

Configurar un pie de firma es una cosa de las más básicas hoy en día. Pero, no sé por qué aún existe mucha gente que no sabe cómo configurarlo. Aquí te dejo un enlace que además de tener unas instrucciones podrás ver un vídeo explicativo muy breve de como configurar un pie de firma.

Delega tu cuenta

Si alguna compañera o compañero mío lee este, le ruejo que contribuya a bajar el número de solicitudes que recibimos en el Área de Informática. Esta frase, es de las más típicas que solemos escuchar: «Dale acceso a X a la cuenta de correo de Y porque resulta que…» Por fin, esto va a terminar, ¡¡¡TÚ TIENE EL PODER!!! Es tan sencillo como: hacer clic en información -> Configuración de la cuenta -> Delegar acceso.

Acceder a delegar acceso

A continuación, sigue estos pasos:

  1. Una vez veas la ventana de delegados, haz clic en el botón «Agregar».
  2. Desde el buscador pon el nombre de la persona a la que quieres delegar el correo.
  3. Selecciónala.
  4. Haz clic en el botón «Agregar».
  5. Finalmente, vuelve a hacer clic en «Aceptar».

Ahora solo queda elegir que permisos quieres darle a la persona a la que delegar nuestro correo.

Microsoft Teams

Abrir documentos con aplicación Externa

Teams por defecto abre los documentos docx, xlsx… dentro de la ventana del propio Teams como si del Office Online se tratase. Luego, lo que yo hacía era apretar el botón de «Abrir con la aplicación de escritorio» para que se abriese con el Microsoft Word de escritorio.

Aunque lo había leído en alguna ocasión, nunca había perdido los 10 segundos que se tarda en configurar que siempre se abra con la Aplicación de Escritorio. Para eso, hay que abrir el menú de opciones de Teams haciendo clic en los tres puntitos que hay arriba a la derecha y haciendo clic en Configuración.

El menú siguiente, selecciona en la parte izquierda la opción «Archivos» y del desplegable de la parte derecha de la preferencia de apertura de archivo, selecciona la opción «Aplicación de escritorio».

A partir de ahora ya se te abrirán los documentos de Teams con la aplicación de correspondiente de escritorio.

Cambia tu fondo

Con la llegada repentina del Teletrabajo seguramente has visto que es posible realizar reuniones desde casa. Estas reuniones suelen ser para reunirte tus compañeros y compañeras de una forma informal y da igual mostrar el fondo de de la habitación a lo mejor con tu foto de comunión. Pero hay veces que se necesita ser un poco más formal en estas reuniones y necesitas poder «disimular» el fondo de la habitación donde te encuentras. Eso por eso que Teams cuenta con una opción para poner un fondo a las videollamadas.

Cambiar el fondo antes de la reunión

  1. Mientras te aparecen las opciones de configurar el vídeo y el audio antes de acceder a la reunión, selecciona Filtros de fondo Configuración de fondo que está debajo de la imagen de vídeo. Las opciones de fondo se mostrarán a la derecha.
  2. Si quieres difuminar el fondo, selecciona Difuminar y se disimulará el fondo de la sala de donde estés.
    También puede reemplazar el fondo con alguna imagen que tengas. Para ello selecciona Agregar nuevo y, a continuación, selecciona una imagen para cargarla desde el ordenador. Eso sí, tiene que ser un archivo JPG, PNG o BMP.

El nuevo fondo persistirá en las reuniones y llamadas hasta que lo vuelvas a cambiar o desactives el efecto de fondo con el botón Opción para desactivar el efecto de fondo.

Cambiar el fondo durante una reunión

  1. En los controles de reunión debes seleccionar Más acciones Icono de "más opciones" de Microsoft Teams > Aplicar efectos de fondo Configuración de fondo.
  2. Si quieres difuminar el fondo, selecciona Difuminar y se disimulará el fondo de la sala de donde estés.
  3. También puede reemplazar el fondo con alguna imagen que tengas. Para ello selecciona Agregar nuevo y, a continuación, selecciona una imagen para cargarla desde el ordenador. Eso sí, tiene que ser un archivo JPG, PNG o BMP.
    Para desactivar los efectos de fondo, selecciona Opción para desactivar el efecto de fondo
  4. Selecciona Vista previa para ver el aspecto del fondo elegido antes de aplicarlo y, a continuación, selecciona Aplicar.

Traducción simultanea

¿Asistes a una reunión y están hablando en un idioma que no entiendes o no terminar de dominar?. Teams tiene la solución.

En los controles de reunión selecciona Más acciones Icono de "más opciones" de Microsoft Teams > Activar Subtítulos en directo y ya empezarás a ver la traducción en directo.

Y lo mejor es que podrás seleccionar el idioma de origen de la persona que esté hablando.

1. A la derecha de los subtítulos, selecciona Configuración de subtítulos Botón Más opciones.

Botón para abrir la configuración de subtítulos


2. Selecciona Cambiar idioma hablado.

Botón para cambiar el idioma hablado

Cambiar la vista de los equipos

Por defecto, la pantalla principal en Teams de equipos la ves así:

Pero la podemos cambiar a modo lista. Para eso, tienes que ir al botón de configuración y seleccionar la opción «Cambiar de vista».

Podrás cambiar el diseño a vista en Lista.

A partir de entonces, ya verás la página principal de Equipos de Teams así, en modo Lista:

Activar notificaciones de canales

Es posible que estés en muchos canales, y que consideres algunos más importantes que otros. Para no perderte nada de estos canales algunos serán más importantes que otros. Para no perderte ninguna notificación de estos canales más importantes.

Solo basta con acceder al canal que queramos activar o desactivar las notificaciones, hacer clic en los tres puntitos … y luego en la opción «Notificaciones del canal» donde se desplegará un menú con varias opciones. Entre ellas podrás:

  • Activar todas las notificaciones en «Todas las actividades» que se lleven a cabo en el Canal como son: Publicaciones, respuestas y menciones.
  • Desactivar todas las notificaciones excepto cuando sean respuestas directas a tus comentarios o te mencionen directamente.
  • Personalizar las notificaciones.

En caso de querer Personalizarlas, las opciones son las siguientes:

Opciones personalizadas de notificaciones en Canales de Teams

Activar notificaciones en archivos

Aunque esto es meterme en un terreno pantanoso porque hay que tirar mano de Microsoft Sharepoint (que al final es la base de OneDrive y Teams), voy a tirarme a la piscina ya que está relacionado con el punto anterior.

Te pongo en situación: Tienes varios equipos de Teams con los que estáis trabajando varios documentos de forma colaborativa y estás esperando a ese compañero/a que tiene que realizar un cambio y no avisa por Teams y necesitas revisar lo que escribe. Con Sharepoint, vas a poder ponerte avisos para cuando se modifiquen los archivos con los que estás trabajando.

Lo primero que tienes que hacer es abrir la pestaña de los documentos de alguno de los canales en el que esté el documento en cuestión y apretar en el botón de «Abrir en Sharepoint».

Abrir Sharepoint

Con lo anterior, se abrirá una ventana del navegador y te mostrará la página de Sharepoint del contenido de la carpeta de los documentos de ese canal. Ahora, lo que tienes que hacer es hacer clic en los tres puntitos en el documento que quieras y seleccionar avisarme.

Opción Avisarme en Sharepoint

A continuación, se abrirá una ventana con todas las opciones disponibles de configuración, desde como queremos que nos avise, a quién, que acciones queremos que nos avise y la frecuencia de los avisos.

Personalización de las alertas de avisos documentos Sharepoint

Estas alertas también las puedes utilizar para una carpeta en vez de para un documento (1). Además, puedes gestionar las alertas de los canales desde el «Administrador de alertas» (2).

Comandos

Los comandos son unos métodos abreviados de teclado para realizar tareas comunes en Teams que acabo de descubrir escribiendo este Post. Solo puedo decir: ME FLIPAN ESTOS COMANDOS!.

Estas tareas van desde actualizar el estado, ir a un canal específico a incluso realizar una llamada. Este es el listado de las acciones que se pueden hacer con la opción de comandos:

ComandoFunción
/actividadVea la actividad de alguien.
/disponibleConfigure su estado como disponible.
/ausenteConfigure su estado como ausente.
/ocupadoConfigure su estado como ocupado.
/llamarLlame a un número de teléfono o contacto de Teams.
/nomolestarEstablezca su estado como No molestar.
/archivosVea sus archivos recientes.
/iraIr directamente a un equipo o un canal.
/ayudaObtenga ayuda con Teams.
/unirseÚnase a un equipo.
/teclasVea los métodos abreviados de teclado.
/mencionesVer todas sus @menciones
/organigramaVea el organigrama de otra persona.
/guardadaVea sus mensajes guardados.
/testcallCompruebe la calidad de la llamada.
/noleidoVea toda la actividad no leída.
/novedadesConozca las novedades de Teams
/quienFormule una pregunta sobre alguien.
/wikiCree una nota rápida.
Lista de comandos disponibles con Microsoft Teams

Para que puedas utilizar estos comandos, tienes que escribir / en el cuadro comando de la parta superior de Teams. A continuación te mostrará un menú con todos los comandos que actualmente se admiten. Una vez selecciones o teclees el comando que quieras utilizar, simplemente presiona Entrar y Microsoft Teams se ocupará del resto.

Barra de Comandos en Microsoft Teams

Si selecciono llamar el comando /llamar, Teams me permitirá de una forma rápida seleccionar a quien quiero llamar.

Ejemplo comando /llamar

Sincronizar carpetas Teams

Igual que tienes las carpetas de OneDrive sincronizadas en el equipo, puedes sincronizar carpetas de Microsoft Teams (o Sharepoint). Únicamente tienes que hacer clic en el botón «Sincronización».

Captura de pantalla que muestra el botón Sincronizar en una biblioteca de SharePoint.
Botón Sincronización Microsoft Teams

Los archivos se sincronizarán con una carpeta de tu PC que tenga el nombre de la organización (por ejemplo, %userprofile%\Contoso). Esta carpeta se agregará automáticamente al panel izquierdo en el Explorador de archivos. No podrás seleccionar una ubicación distinta para la sincronización.

Captura de pantalla que muestra carpetas de sincronización para OneDrive y sitios.

Es posible que con el tiempo tengas muchas carpetas de Sharepoint o Teams sincronizadas en el equipo. Para poderlas quitar y gestionar, hay que ir a las opciones de Microsoft OneDrive -> Pestaña Cuenta y aparecerán en la sección de abajo.

Microsoft OneDrive

Seleccionar que carpetas sincronizar

Imagínate que se te olvida tu ordenador portátil de trabajo y desde el departamento de IT te dan uno para salir ese día del paso y necesitas trabajar en unas cuantas carpetas de tu OneDrive que pesa 600Gb. Nada más lo pusieras a sincronizar y dependiendo de la conexión, podrías tirarte un par de horas para descargar los 600Gb de documentos. OneDrive, te da la posibilidad de elegir que carpetas quieres tener sincronizadas.

  • Selecciona el icono de nube de color blanco o azul de OneDrive en el área de notificación de la barra de tareas de Windows.
  • Selecciona Ayuda y configuración -> Configuración.
  • Selecciona la pestaña Cuenta y la opción Elegir carpetas.
  • En el cuadro de diálogo Sincronizar los archivos de OneDrive en este equipo, desactiva las carpetas que no quiera sincronizar con tu equipo y seleccione Aceptar.
Cuadro de diálogo para seleccionar las carpetas de sincronización
Elegir Carpetas OneDrive

Colorín colorado estos trucos han terminado

Como resultado de todos estos trucos de Microsoft Office 365, espero que te pueda servir en tu día a día. Mientras los pruebas e implementas todos espero que me de tiempo para escribir una segunda parte en la que quiero hablar de otras herramientas de Microsoft Office 365. Estas otras herramientas son Microsoft Viva Insights que la estoy descubriendo a fondo gracias a mi primo Alex y la estoy haciendo servir para mi salud mental y alguna automatización básica con Microsoft Power Automate.

Y recuerda, que si te ha parecido interesante todos estos trucos y te apetece contribuir a dar soporte a mi Blog, puedes invitarme a una Cerveza Turia desde este enlace:

Me Invitas a una cerveza Turia

Fuentes

  • https://support.microsoft.com/es-es/office/-qu%C3%A9-es-delve-1315665a-c6af-4409-a28d-49f8916878ca
  • https://support.microsoft.com/es-es/office/administrar-las-notificaciones-en-outlook-mobile-d3b5a22b-919c-4d30-a26f-ae9a0a78ba90
  • https://support.microsoft.com/es-es/office/crear-y-agregar-una-firma-a-los-mensajes-8ee5d4f4-68fd-464a-a1c1-0e1c80bb27f2#bk_seehow
  • https://support.microsoft.com/es-es/office/cambiar-el-fondo-de-una-reuni%C3%B3n-de-teams-f77a2381-443a-499d-825e-509a140f4780
  • https://support.microsoft.com/es-es/office/usar-comandos-en-teams-88f61508-284d-417f-a53d-9e082164050b#ID0EBBD=Escritorio
  • https://support.microsoft.com/es-es/office/sincronizar-los-archivos-de-sharepoint-y-teams-con-su-equipo-6de9ede8-5b6e-4503-80b2-6190f3354a88
  • https://support.microsoft.com/es-es/office/elegir-qu%C3%A9-carpetas-de-onedrive-se-sincronizar%C3%A1n-con-su-equipo-98b8b011-8b94-419b-aa95-a14ff2415e85
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